Jonathan Williams, director de Desarrollo Estratégico de Experian, habla de los planes de contingencia ante la inminente llegada de la entrada en vigor de la SEPA el próximo 1 de febrero de 2014.
Han pasado casi quince años desde la Agenda de Lisboa y la introducción del euro en 1999 -una divisa europea que revolucionaría el uso y movimiento del dinero en la Unión Europea, UE- y estamos acercándonos a la fecha límite para el cumplimiento con la extensión lógica de pagos del euro, concretamente la SEPA (Área Única de Pagos en Euros).
Esta legislación, que entrará en vigor el 1 de febrero de 2014, creará un panorama de pagos unificados en la UE, con pagos más rápidos y eficientes tanto a nivel doméstico como transfronterizos, reduciendo a la vez los costes que las empresas tienen que pagar cada año en el continente debido a pagos fallidos, retrasados e incorrectos.
Sin embargo, a pesar de las repetidas advertencias procedentes de una multitud de instituciones y organismos gubernamentales responsables de la implementación de la SEPA en la Eurozona -sin mencionar el trabajo realizado por los bancos y otros organismos de pagos-, muchas empresas no han hecho caso de la advertencia y han dejado para el último momento la migración y cumplimiento. Por ello, la Comisión Europea ha realizado una propuesta el 9 de enero de 2014 para enmendar la Regulación SEPA y minimizar el riesgo. La introducción de un periodo de transición de seis meses, hasta el 1 de agosto de 2014, significa que la fecha límite para el cumplimiento de la SEPA sigue siendo la misma, pero que los bancos y las instituciones de pago podrán ponerse de acuerdo con sus clientes para procesar pagos que difieran del estándar SEPA hasta entonces. Después del 1 de agosto de 2014, no habrá más periodo de transición.
Por lo tanto, ¿qué opciones tienen aquellas empresas que no hayan empezado el viaje hacia el cumplimiento? El no cumplimiento no es una opción -la SEPA es un requisito legal establecido por la ley europea y los sistemas de pagos heredados, tales como las cámaras de compensación nacionales, que hasta la fecha han respaldado las transacciones serán cerradas. Por consiguiente, ignorar la fecha límite no es una opción-.
La transición, dependiendo de la escala de los requisitos de pagos de la empresa, puede necesitar de seis a doce meses. A sólo un mes de la fecha límite, una solución puente es por lo tanto fundamental para cualquier empresa que no cumplirá con esta fecha límite.
Afortunadamente para las empresas que se encuentran en esta situación, existen opciones de contingencia que comprarán tiempo para que la empresa emprenda las comprobaciones y validaciones requeridas para el total cumplimiento. A primera vista, el uso de un servicio de contingencia o de conversión parece una excelente opción para "salir de la cárcel gratuitamente", sin embargo el cumplimiento logrado de esta manera no se hace sin complicaciones ni implicaciones.
En primer lugar habrá que recurrir al o los bancos de la empresa: muchos de los principales bancos corporativos ofrecen u ofrecerán servicios de contingencia. Sin embargo el suministro de servicios por parte de los bancos no es uniforme, y de hecho algunos y más específicamente el Deutsche Bank, han tomado la decisión de no ofrecer ninguna solución. Es duro imaginar que un banco pueda dejar en el dique seco a sus clientes, sin embargo no ofrecen estos servicios ellos mismos, su estrategia es la de dirigir a sus clientes hacia soluciones comerciales y por supuesto, esto conlleva una serie de costes.
Aparte de los bancos, los proveedores de TI están ofreciendo soluciones de contingencia y también soluciones de gestión de mandatos para débito directo; estas soluciones deberían permitir a las empresas cumplir a tiempo. Al igual que con las soluciones ofrecidas por bancos, el uso de estos servicios añadirá un paso al proceso de pagos y siendo un servicio comercial tendrá un coste.
Una empresa tiene que asegurarse de que los datos de cuentas bancarias que están en su poder son correctos y en el formato correcto. Esto se puede realizar utilizando un servicio específico para validar y convertir los datos de cuentas bancarias o asegurándose de que la solución de contingencia elegida incluye una robusta y profunda validación de cuenta bancaria. Trabajar con especialistas de la industria establecidos es clave para asegurar que los planes de contingencia son tan robustos como tienen que serlo -no todos los planes son los mismos, y no todos los proveedores de dichos servicios son los mismos-. Si una empresa no quiere añadir más problemas al tema del cumplimiento, tienen que elegir al socio adecuado.
Una vez que todos los datos hayan sido corregidos, es importante conservarlos así. Una limpieza regular asegurará el cumplimiento con la SEPA a largo plazo y evitará la necesidad de volver a realizar una migración masiva de datos en el futuro. Se puede establecer un proceso de prueba de datos para comprobar los datos de pago de forma periódica, de esta manera, a medida que cierren sucursales, se fusionen bancos y se transfieran cuentas, la información se mantendrá actualizada y las consecuencias del no cumplimiento podrán evitarse.
Todas las partes interesadas de la empresa que juegan un papel en el proceso de cumplimiento con la SEPA - el CIO, Directores Financieros, el Comité de Dirección, así como Recursos Humanos y las Divisiones de Marketing - tienen que gestionar el proceso de contingencia; se trata realmente de una legislación que toca todos los aspectos de la empresa si se administra de forma incorrecta. Sin embargo, si se administra adecuadamente, la SEPA dejará un modelo de pagos simplificado durante décadas en la Eurozona (y más allá).
Los planes de contingencia son una realidad a la que muchas empresas van a tener que enfrentarse - ya no pueden confiar en que la SEPA se retrase o que la fecha límite para el cumplimiento se amplíe; para empezar, esto era una expectativa engañosa. Iniciar un plan provisional es un parche a corto plazo para satisfacer una necesidad a corto plazo.
Los costes y el alargamiento del ciclo de pagos comprados mediante el uso de una solución de contingencia significan que cuanto menos tiempo tenga una empresa que tratar el problema de esta manera, mejor. La fecha límite para empezar la migración para llegar al 1 de febrero de 2014 para el cumplimiento ya ha pasado - no tiene sentido decir otra cosa. Lo que las empresas tienen que hacer es prepararse para paliar la deficiencia que han causado ignorando las advertencias desde que la SEPA fuera anunciada hace una década. Los planes de contingencia son la única solución que ahora se les brinda.
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