MADRID, 7 Abr. (EDIZIONES) -
La preparación frente a una pandemia es un escenario relativamente común en los planes de continuidad de negocio. Durante los tres meses transcurridos desde la expansión del coronavirus, se han dado a conocer progresivamente los impactos en las empresas.
Para ayudar a las empresas a fortalecer o desarrollar sus planes de continuidad, BDO, firma especializada en servicios profesionales, ha lanzado una guía con siete claves para poner en marcha planes de continuidad ante un escenario como el del Covid-19.
Como paso previo, la firma recomienda elaborar un análisis de impacto del negocio (BIA, por sus siglas en inglés) para poder deteriminar los procesos críticos de una empresa y en el que se definirán, en detalle, aquellas funciones dentro de las organizaciones que se consideren esenciales para mantener la productividad de la empresa en niveles aceptables durante la epidemia.
Para el socio del área de Gestión de Riesgo de BDO, Enric Doménech, "es evidente que los riesgos vinculados a grandes acontecimientos no esperados, los llamados 'cisnes negros', están entre los principales riesgos para las organizaciones. Y el plan de continuidad de negocio debe considerar riesgos de pandemia en donde se definirán las funciones que se consideren esenciales o críticas en la empresa y necesarias para mantener la operatividad y productividad".
A continuación, BDO aconseja en su guía que los actuales y futuros planes de continuidad de negocio tienen que contemplar estos siete factores clave:
1. Asignación económica extraordinaria para proteger al personal y a los clientes durante la pandemia
Para esta compañía, una de las lecciones que deja esta crisis sanitaria es que, a partir de ahora, cualquier plan de contingencia y de continuidad de negocio deberá incluir entre sus medidas extraordinarias una partida económica para proteger al personal y a los clientes durante la pandemia.
Esta partida incluirá la puesta a disposición de los empleados de suficiente material para el control del virus: productos para la higiene de las manos, pañuelos desechables, así como acceso a consultas médicas o apoyo psicológico.
2. Preparación para el impacto de una pandemia en la organización
Este plan de continuidad es un plan operativo que implica garantizar que las funciones críticas de una empresa pueden recuperarse y restaurarse ante un desastre natural, fallos tecnológicos, errores humanos o cualquier interrupción súbita de los procesos.
En él, se cuantificará el personal y las actividades imprescindibles para la continuidad del negocio, considerando las ausencias de trabajadores en todos los niveles de la organización, dado que el virus tiene un lato grado de contagio que deja poco tiempo para ejecutar acciones de contención y protección hacia el personal.
Además, según BDO, se debe estipular los impactos que tendrían las medidas de control emitidas por organismos de salud y por las decisiones tomadas por el gobierno (por ejemplo, el teletrabajo, cierre de fronteras o aislamiento).
Asimismo, debe contener un plan de comunicación para casos de emergencia e indicaciones sobre personas a contactar, incluyendo proveedores y clientes. Por último, la firma recomienda la implementación de procesos de desinfección en las instalaciones.
3. Preparación para el impacto de una pandemia en los empleados, clientes y proveedores
En este punto, la firma aconseja que las empresas se preparen para la ausencia prolongada de empleados por enfermedad personal o en familia, por la aplicación de medidas de contención o por la interrupción del transporte público.
Además, se debe mantener "estrechos canales de comunicación" con empleados y colaboradores garantizando que conozcan de primera mano la estrategia, decisiones y ayudas que se vayan poniendo a su disposición.
4. Establecimiento de medidas de contingencia para la pandemia
Este paso se referie a la idea de contar con un equipo de respuesta a contingencias que establezca la estrategia y marque los objetivos del plan de emergencia, así como la impletentación de políticas con respecto a compensación por enfermedad.
También se recomienda activar protocolos que permitan prevenir la propagación del virus en el lugar de trabajo y la habiltación de procedimientos para que los empleados puedan trabajar desde casa o tener un horario flexible.
5. Culturización o educación de los empleados y esquemas de comunicación con ellos
Al respecto, BDO cree importante establecer y difundir programas y materiales con información básica sobre la pandemia, así como estrategias de protección y el cuidado en casa.
Además, el plan debe prever situaciones de temor y ansiedad en los empleados y que prevengan y establezcan mecanismos para desmentir rumores e información errónea.
6. Coordinar actividades con otras empresas y/u organizaciones
BDO resalta la importancia de colaborar con organismo de salud pública y protección civil para darles a conocer los planes de preparación que tiene la empresa, así como informar a los organismos públicos sobre los recursos y los servicios con los que podría contribuir.
7. Vuelta a la normalidad
Siguiendo las recomendaciones e indicaciones de las autoridades y organismos de salud pública, se producirá una vuelta progresiva de los empleados a sus centros de trabajo. Para ello, es importante contar con protocolos y canales de comunicación que garanticen la atención a empleados y familiares ante posibles secuelas postpandemia.
Por último, BDO recomienda realizar un balance de los daños para la superación del impacto económico que permita obtener aprendizaje y actualización de las actividades contempladas en el plan de continuidad para futuras crisis.
En opinión de Doménech, estas crisis "suceden con más frecuencia y no podemos pensar que no volverán a suceder, por lo que la gestión de riesgos para las empresas no debería ser una cuestión exclusivamente orientada a la salvaguarda del valor de la compañía de los potenciales efectos adversos que puedan provocar los diferentes riesgos a los que se enfrentan, sino que debería ir enfocada a maximizar el valor de la misma mediante una priorización adecuada y su consideración en las decisiones estratégicas que se tomen".
Doménech añade que garantizar la efectividad de los planes de continuidad "pasa por su revisión y fortalecimiento periódico". "El Covid-19 otorga prioridad -por su carácter estratégico- a los planes de continuidad del negocio en las empresas que no dispongan de ellos o no los tengan actualizados y probados", concluye.
